Folyamataudit jelentése
A folyamataudit (folyamataudit angolul process audit) célja, hogy a tulajdonosok, a cég vezetése valós képet kapjon a folyamatok működéséről, a vállalat hatékonyságáról és a teljesítményről. Nem a szabványoknak való megfelelés auditálása a cél, hanem hatékonyságvizsgálat:
- minden folyamat inputja és outputja(i) definiáltak?
- a felelősségek és feladatok megfelelően definiáltak?
- célszerű és egyszerű-e a folyamatok rendszere? átlátható?
- kontroll alatt van-e a termékelőállítás folyamata, a beszállítástól a kiszállításig?
- az irányítási folyamatok valós támaszai az üzleti folyamatoknak?
Kinek ajánljuk a folyamataudit végrehajtását?
Folyamatauditot azoknak a cégeknek érdemes kérnie, ahol:
- eltérés lehet a folyamat szabályozásában és a végrehajtásában
- láttatni szükséges a lyukakat, GAP -eket a rendszerben: mik a vevői követelmények és azokat sikerül-e teljes mértékben betartani és megvalósítani, mik a társadalmi elvárások, és azok megvalósulnak-e, mik a folyamatkövetelmények és azokat sikerül-e tartani, mik a kritikus folyamatparaméterek és azok kontroll alatt tartottak-e, stb.
- a folyamatok nem egyszerűen áttekinthetők, például nem táblázatos formátumúak, elveszik a szabályozásban az információ, mert túl hosszúak a folyamatok leírásai, nem látszódnak tisztán az inputok és outputok
- bonyolult a folyamatok rendszere, nehezen követhető és átlátható a folyamatok egymásra épülése, hierarchiája
- a kollégák nem ismerik, nem látják át a rendszert, sem mélységében, sem összességében
- alacsony a kollégák folyamat-, és minőségtudata
- nagy a selejtköltség
…. alacsony a hatékonyság
A folyamataudit különösen hasznos lehet a következő szervezetek számára:
- Azok a szervezetek, amelyek megújulni vagy fejlődni szeretnének
- Azok a szervezetek, amelyek hatékonyabbá akarnak válni
- Azok a szervezetek, amelyek versenyképesebbek akarnak lenni
A folyamataudit egy értékes eszköz a szervezetek számára a folyamatok feltérképezése és hatékonyságának javítása érdekében.
Folyamataudit folyamata
A folyamataudit mindig egy auditterv alapján működik és illeszkedik az auditprogramba.
A folyamataudit folyamata egyeztetést követően, a tanácsadásunk alapján kialakítva, jellemzően a következő lépéseket tartalmazza:
- Audittervezés: A folyamataudit tervezése során meghatározzák az auditcélokat, a módszereket és a résztvevőket – ezek egy audittervben kerülnek meghatározásra. Az audittervet egyeztetjük, és közösen, előzetes elfogadjuk.
- Előzetes adatgyűjtés: A folyamataudit során adatokat gyűjtenek a folyamatokról, például dokumentumokat, interjúkat és megfigyeléseket.
- Helyszíni folyamataudit: A folyamataudit terv alapján, a folyamatokon végighaladva, az összes inputot és outputot megvizsgálva, végigmegyünk, és megvizsgáljunk: az információ áramlik? az adatok rendelkezésre állnak, mint a döntések alapjai? megfelelőek az adatok, leírják a működést? jó a folyamatok szabályozása, érthető és követhető? a folyamatok a stratégia végrehajtását szolgálják? de a legfontosabb. külső szemlélőként, hol látunk >>> fejlődési potenciált? lehet-e fejleszteni a folyamatot? van egyszerűbb módszer, rövidebb út, kevesebb kanyar, kevesebb veszteség, gyorsabb megoldás, stb.
- Beszélgetünk ezekről a kollégákkal, interjúkat hajtunk végre, több oldalról felmérve; a folyamatok hogyan valósulnak meg, megfelel-e a szervezet céljainak, a tulajdonos és a menedzsment elvárásainak.
- Folyamataudit auditjelentés: összefoglalva megírjuk a tapasztalatainkat, kiemelve a jó, kiemelkedő gyakorlatot és rávilágítva egyben a fejlődési lehetőségekre, akár konkrét ötleteket is adva a megvalósításhoz.
- Audit nyomon követés: Igény esetén, a folyamataudit befejezése után nyomon követjük, hogy a javaslatokat végrehajtják-e.
A folyamataudit célja összefoglalva, hogy azokat a folyamatokat azonosítsa, amelyek fejlesztésre szorulnak, és egy külső szemlélő szemszögéből más megvilágításba a folyamatokat, jó fejlesztési javaslatok kerüljenek meghatározásra.
Folyamataudit eredménye
A folyamataudit eredménye a folyamatok hatékonyságának értékelése, valamint javaslatok a folyamatok javítására. Ezek a javaslatok segíthetnek a szervezeteknek a következők elérésében:
- A termelékenység és hatékonyság növelése
- A költségek csökkentése
- A minőség javítása
- A vevői elégedettség növelése
- A versenyképesség javítása
- A folyamatok összhangjának megteremtése, az egyes folyamatok be-, és kimeneteinek meghatározása
- a folyamatteljesítmény és folyamatképesség javulása
- jobb működési eredményesség és hatékonyság
Kapcsolódó szolgáltatásaink
Tanácsadási szolgáltatásaink listája